La gestione del tempo

«Parte del tempo ce lo strappano di mano, parte ce lo sottraggono e parte scivola via senza che ce ne accorgiamo». Seneca

Una delle tematiche che spesso un terapeuta si trova ad affrontare con i propri clienti è quella relativa alla gestione del tempo. Viene spontaneo chiedersi se il tempo è una dimensione fissa o variabile. Ogni ora è composta da sessanta minuti e ogni minuto da sessanta secondi. Nonostante ciò a ciascuno di noi è capitato di vivere ore (in particolare quelle piacevoli) che sembravano durare minuti e minuti che sembravano durare ore. Possiamo osare definire il tempo come una dimensione imprevedibile?. Nella modernità, forse a causa dello stile di vita che in molti adottano, si sentono spesso persone lamentarsi che il tempo è sempre insufficiente. Le nostre giornate sono influenzate da fattori temporali oggettivi come le richieste dell’ambiente, le nostre attività quotidiane, gli eventi imprevisti della giornata e soggettivi come la motivazione che ci spinge verso un determinato obiettivo, le risorse che sentiamo di possedere per il raggiungimento dell’obiettivo, il controllo della realtà che desideriamo e di questi è il caso di tener conto quando programmiamo il nostro tempo. Anche la nostra personalità (che definiamo con la parola “carattere”) influenza il rapporto che abbiamo con il tempo, essa è per alcuni un potenziale mentre per altri può rivelarsi un limite. Le persone tendono a recitare un copione imparato fin da piccoli, delle strategie di sopravvivenza che hanno funzionato nel passato ma che a volte nel presente si rivelano disadattive. Ognuno costruisce il proprio schema d’azione influenzato da cultura e ambiente in cui si nasce e si vive, educazione ricevuta, esperienze maturate,abilità che ci riconosciamo. Non solo ma, ognuno di noi si rappresenta diversamente il tempo presente, passato e futuro utilizzando diverse strategie di comportamento. La differenza la fa il modo in cui ci rapportiamo con gli altri, ci spieghiamo i loro comportamenti ed il modo in cui vediamo la realtà. Gestire il tempo significa anche accettare il  bisogno e la paura di controllare la propria realtà ed riconoscerci la capacità di influire attivamente su di essa. Se qualcuno sembra nato con la capacità di gestire in maniera ottimale il proprio tempo e quello degli altri e qualcuno sembra avere delle difficoltà, possiamo serenamente affermare che il segreto del primo è avere chiaro il proprio obiettivo e perseguirlo con tutte le forze.

Come può lo psicologo aiutare le persone a gestire meglio il proprio tempo?

Sembra un paradosso ma la prima regola per l’efficace gestione del tempo è dedicare tempo alla gestione del tempo. Cosa vuol dire? Significa che è necessario organizzarsi con strumenti adeguati, ad esempio un’agenda su cui scrivere i propri impegni. A lungo andare dedicare del tempo a tale attività si rileverà un enorme guadagno di tempo e di risorse. E’ inoltre utile imparare a visualizzare gli obiettivi e principalmente ad organizzare gli impegni sulla base dei propri ritmi naturali. E’ ormai confermato che il rendimento personale di ciascuno è anche funzione del momento della giornata in cui opera. Occorre adottare strategie per l’efficace gestione del tempo sia per quanto riguarda l’eccessivo riempimento di esso (imparare quindi  a dire di no, a delegare alcune attività a persone di fiducia o a collaboratori, ad eliminare le attività non importanti e non urgenti), la sua pianificazione (programmarlo utilizzando gli strumenti più adeguati come agende, promemoria e gestire gli sprechi di tempo) e l’aggiunta alle attività quotidiane di attività quali la cura di sé e delle proprie passioni. Per programmare adeguatamente una giornata occorre imparare ad occuparsi prima delle attività da delegare ad altri,prevedere margini di tempo per le attività impreviste che nel caso non ci fossero si possono utilizzare per telefonate e/o attività organizzative,tenere conto dei propri ritmi naturali, raggruppare le attività simili o collegate tra di loro,prevedere del tempo per le pause. Se abbiamo bisogno di strategie per velocizzare le nostre attività occorre standardizzare ( ovvero trovare il modo migliore e più veloce per eseguire le attività ripetitive),organizzare gli spazi in modo da essere facilitati nel ritrovare le cose che servono,individuare i fattori critici che rallentano le attività (sia pratici che psicologici). A volte il tempo non è gestito efficacemente perché non si è in grado di fuggire dalle etichette che gli altri ci assegnano (sei incapace, sei monotono, etc), dai legami aridi con persone che sono tenuti in piedi per ritualità o con persone che prendono senza dare con le quali non rompiamo per la paura di sembrare scortesi o cattivi, dalle abitudini o dagli hobbies improduttivi che sono diventati routine e impegnano il nostro tempo ma non riempiono l’anima, dai modi di essere, di dire, di vestire che ormai non fanno più parte di noi ma che temiamo di abbandonare altrimenti gli altri non ci riconoscerebbero o ci preferivano come eravamo prima. Per concludere occorre ricordarsi che nessuno dei cambiamenti che abbiamo descritto sopra  avverrà dalla sera alla mattina ma che, senza una “vision” e una pianificazione chiare, non succederà niente del tutto. L’obiettivo è quello di progredire giorno per giorno, non quello di cercare di essere perfetti. Saper gestire il tempo non significa fare più cose possibili ma fare soprattutto le cose che consentono il raggiungimento dell’obiettivo che ci siamo posti. Il principale effetto della scarsa capacità di gestione del tempo sarà quello di privilegiare le azioni a scapito degli obiettivi e quindi aumentare lo stress nell’individuo.

A cura della Dott.ssa Elisa Mazzola, Psicologa